Régularisation des charges : La procédure à respecter

Un bail locatif offre le choix de payer les charges locatives récupérables par provision ou par forfait. Si le choix se tourne vers une affectation des charges au réel (provision sur charges), bailleur et locataire se doivent d’effectuer une régularisation annuelle entre les provisions versées et les charges réelles. À noter que le montant prévisionnel des charges imputées au locataire est indiqué dans le contrat de location. Revue en détail de la procédure de régularisation des charges locatives. 

SOMMAIRE: 

1. Choix de la date de régularisation des charges 

2. Calcul du montant des charges locatives  

3. Réajustement de la provision des charges 

4. Cas d’oubli ou de régularisation tardive 

1. Choix de la date de régularisation des charges 

La régularisation des charges locatives a lieu une fois par an. Le choix appartient au propriétaire entre la date de la signature du bail et le jour de l’arrêt des comptes annuels pour un logement en copropriété. Le mois précédant la date de régularisation, le bailleur est tenu de communiquer au locataire – par mail ou voie postale – un décompte des charges locatives stipulant :  

• la nature des charges ; 

• le mode de répartition des charges entre les locataires pour le cas d’un logement dans un immeuble collectif ; 

• le mode de calcul des dépenses liées à la production d’eau chaude et au chauffage.  

À compter de l’envoi de ce décompte, le locataire possède 6 mois pour vérifier le bien-fondé de la régularisation et demander des pièces justificatives y afférentes : factures, comptes de la copropriété, etc.  

2. Calcul du montant des charges locatives  

Le montant des charges locatives à régulariser se base sur la différence entre les charges réelles et la provision pour charges pour la période considérée. Dès lors, différents cas de figure peuvent se présenter, à savoir : 

• le montant reste le même : aucune régularisation n’est à effectuer ; 

• le montant des charges réelles dépasse les provisions réalisées sur l’année : la différence sera réclamée au locataire le mois suivant la régularisation ; 

• les provisions réalisées sur l’année sont supérieures au montant des charges réelles, le propriétaire est dans l’obligation de rembourser la différence au locataire le mois qui succède la régularisation.  

3. Réajustement de la provision des charges 

Dans le cas où l’écart entre les charges réelles et la provision soit conséquent, la modification des charges locatives mensuelles reste une possibilité. De plus, un réajustement est toujours de mise si la cause du surcroit est étrangère à la hausse temporaire de chauffage. Dès lors, le propriétaire doit envoyer un courrier mentionnant le nouveau montant de la provision pour charges, tout en notifiant clairement l’ajustement effectué sur les quittances de loyer à émettre au locataire.  

4. Cas d’oubli ou de régularisation tardive 

Pour les baux conclus à partir du 27 mars 2014, la loi ALUR octroie un délai de trois ans aux deux parties pour régulariser les charges. Autrement dit, ces trois années offrent au bailleur un créneau pour exiger des provisions complémentaires et au locataire le droit de revendiquer le remboursement des trop-perçus. À noter qu’après une relance par courrier du locataire, il est en droit de saisir le tribunal d’instance et de réclamer une régularisation forcée si, par négligence, le bailleur omit de le faire dans les temps. De même, en cas d’impayés des charges par le locataire, le bailleur peut résilier le bail, poursuivre le locataire, voir faire appel au garant, et ce, en cours de bail ou après le départ du locataire. Toutefois, pour mettre à l’écart toutes déconvenues liées aux charges locatives, le propriétaire bailleur peut miser sur une assurance loyer impayée.  
 

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